Comment nous avons boosté notre fonction commerciale?

Comment nous avons boosté notre fonction commerciale?

 

La pérennité de l’entreprise est souvent assurée en grande partie par la fonction commerciale. Son objectif est de vendre les produits, services achetés ou fabriqués par l’entreprise.
Dans notre cas, en tant que Start up, notre objectif était d'optimiser au maximum la  fonction commerciale afin de l'automatiser tout en la gardant flexible et simplifiée pour les utilisateurs.

 

Il est simple de décrire notre processus commercial:
- prospection: nous recevons des requêtes (besoins et demandes) de la part de nos contacts,
- traitement: ces demandes sont traitées afin que le contact reçoive la réponse adéquate à sa demande. Si celle-ci lui sied, la négociation est entamée jusqu'à sa finalisation (émission du devis final ou bon de commande).
Travaillant en effectif réduit, nous avons optimisé un CRM afin de l'adapter à nos besoins.

Prospection et enregistrement de l'offre

Nous avons choisi de centraliser l'ensemble des requêtes et besoins reçus de nos contacts, cela garanti la traçabilité du besoin durant tout son cycle de traitement. Nos requêtes sont enregistrées manuellement par le commercial ou automatiquement lorsque la demande est faite par mail.

 


Il est ainsi possible d'affecter à une fiche de requête un contact, un commercial ou une équipe dédiée, un apporteur d'affaire, la prochaine action à effectuer, un planning de RDV ou une série d'évènements...


Le champ de discussion de la fiche contact permet d'enregistrer le contenu de la requête exprimée ou aux différents membres de l'équipe d'échanger autour de la stratégie à adopter afin d'offrir la meilleur offre au meilleur prix. Il nous permet aussi d'archiver tout l'historique commercial afin de garder en mémoire chaque détail de l'offre et de profiter de l'effet d'expérience même si le commercial affecté ne fait plus parti de l'entreprise.

 

Réponse et négociation

Pour répondre rapidement aux différentes requêtes, nous avons intégré à notre CRM un système de modèles d'offres et d'auto-réponses.

D'abord, dès l'enregistrement d'une requête, le demandeur reçoit par mail une présentation de notre entreprise dans les grandes lignes avec en pièce jointe nos principales offres (cela nous a très souvent permis de générer dans la foulée de nouvelles requêtes du même contact... lol).

 

Cela se fait tout en prenant garde de ne pas faire de doublons (éviter qu'un mail enregistré reçoive plusieurs fois cette présentation quand le même contact nous envoie plusieurs requêtes).


Ensuite, nous avons compris à un moment que certains types de requêtes étaient plutôt récurrents. Par exemple, certains contacts nous demandent des logiciels gérant des aspects spécifiques de la gestion de leur entreprise (logiciel CRM, logiciel Comptabilité, gestion des stocks, etc...) d'autres ont plutôt une approche "type d'organisation" (entreprise de service, entreprise de distribution, etc...).

Alors nous avons conçu des modèles d'offres pour les cas les plus récurrents et les avons liés à un champ spécifique de la fiche client.
Dès que le commercial choisit l'étiquette correspondant au besoin du client celui ci reçoit automatiquement par mail l'offre adéquate.


Cette possibilité nous a permis de gagner un temps immense dans le traitement des requêtes, nous laissant la lattitude de se concentrer sur le traitement de demandes plus personnalisées.

 

Motiver la force de vente

Afin de faire bouger le service commercial, il est important de lui assigner des objectifs. L'atteinte de ceux-ci peut être assortie de récompenses. Alors, nous avons intégré dans notre CRM, un petit aspect ludification (jeu) oû les commerciaux sont mis en concurrence sur plusieurs axes (volume de requête, délai de traitement, factures lancées, etc...).


Ils ont conscience de ces défis qui leur sont lancés et ils peuvent suivre en temps réel leur évolution.

Plein de reporting

Face au large volume de données que nous recevons, il est nécessaire de rapidement avoir l'information la plus importante pour rapidement réagir. Nous avons alors mis en place une série de tableaux de bord pour chaque commercial et pour le manager.

A la connexion du manager au système, il a une série d'indicateurs lui permettant de suivre:
- les requêtes reçues par mail non traitées,


- l'estimation financière et le délai de traitement des requêtes reçues par étape de traitement et par type de requêtes,

 

- le volume de modèles de réponses envoyées et non envoyées par type,
- le niveau d'atteinte des objectifs par commercial et par équipe commerciale.

Chaque membre de l'équipe commercial est notifié lors d'une action sur la fiche qui lui est affecté et chaque vendredi tout le service commercial reçoit automatiquement un reporting des performances par commercial et par équipe.


 

En outre, le manager dispose d'un tableau de bord synthétique qu'il peut utiliser à tout moment afin d'effectuer une analyse prospective de ses activités commerciales. Ce tableau de bord révèle sa véritable importance lorsqu'il est en déplacement ou lorsqu'il est dans l'impossibilité de se connecter directement à sa session.


Grace à cet outil, il peut à la demande charger l'essentiel des opérations commerciales et les stocker afin de pouvoir analyser le passé ou le présent même en absence de connexion internet constante.

Pour aller plus loin...

Nous envisageons bientôt le déploiement de logiciel smartphone pour que nos commerciaux puissent enregistrer leurs opérations directement depuis leur mobile. L'avantage d'une telle solution serait de permettre à la force de vente d'enregistrer à chaud leurs impressions avec le maximum de fidélité et de répondre plus rapidement aux clients, cela avec ou sans connexion internet.


 

Leurs données seront rapatriées dans le système une fois connecté à internet ou sur le réseau local du siège. Nous serons ainsi moins tributaires de la connexion internet et de ses probables interruptions.

 

 

 

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