Gestion des Appels d'Offres Part 1

 

Gestion des appels d'offres et projets - Part 1

 

L'un de nos clients exerçant  dans le domaine du BTP et travaux public, nous a soumis le challenge d'intégrer totalement dans son système de gestion le processus standard de gestion des appels d'offres et de suivi des projets suivant les normes ivoiriennes.

 L'objectif fut de saisir et de maîtriser les inputs et outputs de 2 gros processus à savoir:
- la gestion des appels d'offres( de la collecte à la soumission),
- le suivi, l'évaluation et la facturation sur les projets.

Dans le premier processus, l'administration recherche des appels d'offres qu'elle enregistre afin de pouvoir les soumettre aux managers. Les différentes vues permettent d'avoir la liste et le détail des offres selon leur étape du processus.

Dans les fiches d'appels d'offres, les utilisateurs enregistrent les caractéristiques des différents appels d'offres sélectionnés jusqu'au stade de la soumission. EIles peuvent intégrer les informations relatives au maître d'ouvrage, au processus de l'appel d'offre,

GAO - Description de l'Appel d'Offre

 

GAO - Description de l'Appel d'Offre

 

aux différents lots d'attribution soumissionnés,

GAO - Description des lots

 aux différentes lignes de prix avec les valeurs du déboursé Sec (DS), du bordereau de Prix Unitaire (BPU) et du DQE.

GAO - Description des lignes de prix

 

GAO - Description des lignes de prix

 

 

Il est aussi possible d'importer les differentes lignes de prix à partir du modèle de DQE livré par l'administration. 

GAO - Import des lignes de prix

Il suffit pour cela de telecharger le modèle inclus dans le systeme,

GAO - Import des lignes de prix

 

 

GAO - Import des lignes de prix

de le remplir,

GAO - Import des lignes de prix

et d'importer le resultat.

GAO - Import des lignes de prix

Une analyse fine des lignes de prix permet d'effectuer des prévisions en termes de volume et de coût de materiaux, materiels et main d'oeuvre. Le système de gestion de stocks qui se chargera de suivre ces différentes consommations pour une évaluation en temps réel de l'ensemble des coûts.

GAO - consommations par lignes de prix

 

Une fois les lignes de prix enregistrées, le système permet aussi de les éditer au formal Excel (xls).

Vue impression

Les différents documents output sont le DS, le BPU,

BPU

 

 

BPU

 

le DQE.

DQE

 

 

DQE

 

L'intégration de l'ensemble du dossier physique d'appel d'offres permet un archivage des documents reçus de la part du maître d'ouvrage (ou de l'entité de régulation) et des documents envoyés lors de la soumission.

GAO - GED

GAO - GED 

 

GAO - GED Description

Lorsque la soumission au projet est acceptée, les utilisateurs créent le projet en un clic récupérant en même temps l'ensemble de la documentation et des états déjà enregistrés dans la Gestion des Appels d'Offres.

GAO - Process

 

La prochaine étape est alors le suivi, la planification des tâches et approvisionnements sur le projets,la création des attachements, des situations, la facturation et l'analyse des coûts réalisés Vs DS.

Alors qu'en pensez vous? N'hésitez pas à nous faire parvenir vos critiques.

To be continued...

 

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