Maitriser vos opérations de caisse avec Odoo

Maîtriser vos opérations de caisse avec Odoo


Toute entreprise doit disposer en permanence d’un fonds de roulement suffisant pour remplir ses engagements financiers (salaires, fournisseurs, charges sociales et fiscales, etc.). En gestion de trésorerie, la caisse d'entreprise (à distinguer des opérations de caisse en point de ventre) est un processus délicat car dans sa tâche le caissier récupère et enregistre tous les décaissements et encaissements de l'entreprise.
Ce processus étant soumis à de nombreux risques, des erreurs peuvent être parfois catastrophiques pour l'entreprise.
Malheureusement, peu d'outils restent disponibles afin de sécuriser au maximum la gestion et le traitement de la caisse. C'est ce manque que nous avons essayé de combler avec Odoo à la demande de nos clients.

 


 

Les bonnes pratiques de tenue de caisse exigent que le caissier tienne un registre de caisse journalier récapitulant l'ensemble des mouvements de caisse de la journée. En début et en fin de journée, le caissier est tenu de faire des états d'ouverture et de clôture de caisse pour s'assurer que le solde physique des devises présentes correspond au solde théorique enregistré au sein du registre. 


 

En outre, le caissier doit avoir recourt à des documents de caisse pré-imprimés et pré-numérotés (bon d'entrée et de sortie de caisse) afin d'assurer une meilleure traçabilité des opérations. Cependant dans la pratique, le constat au niveau des PME est que le gestionnaire de caisse utilise une ou plusieurs feuilles de calcul (Excel par exemple) afin d'enregistrer des opérations sur plusieurs jours. 
Cette pratique augmente les risques de mauvais soldes journaliers et les difficultés de reconstitution des opérations car les caisses sont clôturées parfois une semaine après ouverture.
Les taches de contrôle à l'ouverture et à la clôture sont négligés voir même évité parce que jugé trop contraignante ou chronophage.
Par manque de moyens, certaines PME ont du mal à supporter le charge d'achat de bon de caisse pré-numéroté préférant avoir recours à des feuilles imprimés que le caissier (ou n'importe quel agent mal intentionné) peut numéroté à la main.


Afin d'améliorer la caisse et de réduire les coûts supportés par nos clients, nous avons amélioré la caisse de Odoo. Grace à l'intégration d'un brouillard de caisse quotidien, le caissier à la possibilité d'enregistrer ses opérations d'entrée et de sortie de caisse dans le même format que les feuilles de calcul habituellement utilisé.


Chaque opération de caisse est pré-numérotée suivant un numéro unique et non modifiable. Il est ainsi possible d'imprimer pour chaque opération un bon de caisse (entrée ou sortie) pré-numéroté à partir d'un modèle que nous personnalisons selon les besoins du client.



Toutes les opérations de contrôles de caisse sont intégrées à la solution et les différents registres sont imprimables. Le caissier peut effectuer ainsi son décompte d'ouverture de caisse.


  
 


  


  



Nous pouvons aussi à la demande intégrer un système de validation par un responsable en cas d'ouverture de clôture ou d'incohérence pour rester fidèle à la réalité et s'assurer que les opérations de caisse sont totalement sécurisées.
Une fois la caisse clôturée, l’interface spéciale permet aux agents comptables de définir la contrepartie de chacune des opérations de caisse afin de générer automatiquement les écritures comptables dans le journal associé.

 

Cette fonctionnalité nous a permis de réduire efficacement  la charge de travail des agents de caisse et de comptabilité de nos clients.
Nous avons aussi constaté une réduction des risques avec la flexibilité du mécanisme de clôture quotidien et la réduction des coûts inhérents à l'achat des bons de caisse. 
Additionner à notre solution d'intégration des relevés bancaires, c'est tout un système de trésorerie optimisé et efficient que nous offrons.
Nous restons ouvert à d'autres pistes et propositions d'amélioration, alors n'hésitez pas à nous contacter.

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